SAP Ariba voor Procurement
Digitalisatie van inkoopprocessen
Met het oog op meer efficiëntie en transparantie in haar inkoopprocessen zet NMBS volop in op digitalisering. We maken hiervoor gebruik van het online platform SAP Ariba. Dit platform laat inkopers en leveranciers toe om eenvoudig en papierloos met elkaar te communiceren.
NMBS moedigt haar leveranciers aan om digitaal samen te werken over het SAP Ariba platform. Hieronder een overzicht van de belangrijkste stappen:
- Hoe een SAP Ariba account aanmaken
- Deelnemen aan een prijsaanvraag
- Registreren als leverancier bij NMBS
- Deelnemen aan een kwalificatiesysteem bij NMBS
- Ontvangen en bevestigen van bestellingen
- Indienen en opvolgen van uw facturen
Onze rubrieken
Conform de aanbestedingswetgeving worden alle offerteaanvragen boven de € 30.000 verwerkt via SAP Ariba Guided Sourcing.
Navigeer hieronder naar de nodige stappen.
SAP Ariba account aanmaken
Heeft u nog geen account om u in te loggen op SAP Ariba, klik dan op de volgende link:
Deelname prijsaanvraag
De leverancier zal uitgenodigd worden via SAP Ariba om deel te nemen aan een ‘Request For Proposal’ (RFP).
De uitnodiging bevat ook een uiterste datum voor indienen van uw offerte. Kan u deze datum niet respecteren, neem dan contact op met de dossierbeheerder die kan bekijken of uitstel mogelijk is.
Registratie als leverancier
Wanneer de opdracht aan u wordt toegewezen, zal u gevraagd worden om u te registreren als leverancier bij NMBS.
In het registratieformulier wordt u gevraagd de volgende elementen zeker mee te geven:
- Type diensten of aan te bieden goederen
- BTW-nummer
- Contact mail
Deelname kwalificatiesysteem
Afhankelijk van welke goederen en diensten u kunt aanbieden, vult u 1 of meer vragenlijsten in en uploadt u de gevraagde certificaten. U zal hiervoor een e-mail ontvangen via het SAP Ariba Netwerk.
Navigeer hier naar de nodige instructies voor uitvoering van de leverancierskwalificatie.
Bestellingen ontvangen en bevestigen
Meer info over de bevestiging van orders via het SAP Ariba platform, kunt u hier terugvinden.
Voor treinonderdelen vraagt NMBS om systematisch een bestelbevestiging te sturen alsook de ‘Advanced Shipping Notices’ (ASN). Hiervoor gebruikt NMBS de SAP Ariba module Supply Chain Collaboration (SCC).
Indien u een ‘Purchase Order’ (PO) ontvangt, en u heeft nog geen SAP Ariba-account, gelieve de werkwijze te volgen die hier is beschreven (vanaf pagina 15).
Facturatieverwerking
Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie verplicht voor B2B bedrijven, volgens het Peppol BIS Billing 3.0 formaat. Ontdek hier wat er verandert voor u als leverancier.
Het SAP Ariba Network platform maakt het eveneens mogelijk om facturen te verzenden volgens het Peppol BIS formaat en biedt een vlotte en efficiënte verwerking ervan. Als u zich wilt aansluiten, raadpleeg dan de SAP Ariba hulpgids (pdf).
Voor alle andere vragen met betrekking tot facturatie verwijzen wij u graag naar de Algemene Aankoopvoorwaarden (geldig vanaf 01/01/2026).
Voor meer informatie over Ariba Network kunt u steeds contact opnemen met het Supplier Contact Center.
